Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden & Privacyverklaring – Smile Art

1) ALGEMENE VOORWAARDEN – Smile Art

1. Definities
Smile Art: Smile Art B.V., gevestigd te Boerhaavelaan 40, Zoetermeer, KvK 93634382, e‑mail: privacy@smileart.nl.
Aangesloten Praktijken: tandarts-/orthodontiepraktijken die met Smile Art samenwerken.
Klant: iedere (potentiële) patiënt/consument die diensten van Smile Art gebruikt.
Diensten: o.a. intake (incl. 3D‑scans/foto’s), behandelvoorstel, coördinatie met Aangesloten Praktijken, levering van maatwerk-aligners/retainers en (indien van toepassing) aftercare/monitoring.

2. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de website/app, de intake en de levering van producten/diensten door Smile Art en—voor zover relevant—op afspraken die via Smile Art bij Aangesloten Praktijken tot stand komen.

3. Rolverdeling (zorg en platform)
3.1. Behandelovereenkomst komt tot stand tussen de Klant en de Aangesloten Praktijk.
3.2. Smile Art faciliteert intake, datadeling en logistiek (portaal, planning, productie van maatwerk-aligners), en kan—waar relevant—(i) zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor haar eigen doeleinden (bijv. intake & planning), (ii) verwerker zijn voor de Aangesloten Praktijk bij specifieke IT/operations, of (iii) in sommige trajecten gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke (art. 26 AVG). Het onderscheid tussen verantwoordelijke en verwerker volgt uit wie doel en middelen van de verwerking bepaalt.

4. Leeftijd
Onze diensten zijn gericht op personen van 9 jaar en ouder (minderjarigen uitsluitend via ouder/voogd en Aangesloten Praktijk).

5. Intake, datagebruik en doorsturen naar Aangesloten Praktijken
5.1. Bij een intake verzamelt Smile Art noodzakelijke (gezondheids)gegevens om te bepalen of je in aanmerking komt voor een behandeling. Het doel is triage, planning en—na jouw keuze—doorverwijzing naar een Aangesloten Praktijk.
5.2. Je geeft toestemming dat Smile Art de gegevens die tijdens de intake zijn verzameld doorgeeft aan de door jou gekozen of dichtstbijzijnde Aangesloten Praktijk voor (pre)diagnostiek en behandeling. (Zie Privacyverklaring hieronder voor volledige juridische basis en rechten.) Verwerking van gezondheidsgegevens is namelijk in beginsel verboden, behalve onder o.a. de zorg‑uitzondering (art. 9(2)(h) AVG) of met uitdrukkelijke toestemming (art. 9(2)(a) AVG).

6. Afspraken, annuleren en no‑show
6.1. Afspraakafzeggingen graag 24 uur vooraf. No‑show of late annulering kan tot kosten leiden volgens het beleid van de Aangesloten Praktijk.
6.2. Voor (her)inplannen van scans, plaatsingen of checks kan Smile Art (namens de Praktijk) bemiddelen. Bij voorkeur worden de check ups met de aangesloten praktijkenafgesproken.

7. Producten: maatwerk-aligners en herroepingsrecht
7.1. Aligners/retainers zijn maatwerk medische hulpmiddelen. Zodra jouw maatwerkproduct in productie gaat, is het herroepingsrecht uitgesloten (art. 6:230p sub f, 1° BW: “volgens specificaties van de consument vervaardigde zaken”).
7.2. Voorafgaande intake/plan is oriënterend; het op maat vervaardigen start pas na jouw akkoord op het behandelplan en de prijs.

8. Prijzen, betaling en (eventuele) financiering
8.1. Prijzen worden vooraf gecommuniceerd; betalingen verlopen via de door Smile Art of de Aangesloten Praktijk aangeboden opties.
8.2. Financiering kan via externe partijen verlopen; in dat geval kan beperkte datadeling met die partijen nodig zijn (zie Privacyverklaring).

9. Instructies & eigen verantwoordelijkheid
Het behandelsucces vergt strikte naleving van de draag‑ en onderhoudsinstructies. Individuele resultaten kunnen variëren; klinische verantwoordelijkheid berust bij de Aangesloten Praktijk.

10. Garantie & aansprakelijkheid
10.1. Smile Art garandeert dat maatwerkproducten conform het overeengekomen plan worden vervaardigd.
10.2. Smile Art is niet aansprakelijk voor schade door onjuist gebruik, niet‑naleving van instructies of combinaties met producten van derden.

11. Intellectuele eigendom
Alle content (teksten, beelden, software) van Smile Art blijft eigendom van Smile Art of haar licentiegevers.

12. Wijzigingen
Smile Art mag deze voorwaarden prospectief wijzigen; de nieuwste versie wordt gepubliceerd en toepasselijk verklaard bij vervolggebruik.

13. Toepasselijk recht en forum
Nederlands recht is van toepassing; geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Rotterdam.

Versie: 25 oktober 2025, Smile Art B.V.

2) PRIVACYVERKLARING (AVG) – Smile Art

Wie zijn wij?
Verwerkingsverantwoordelijke: Smile Art B.V., Boerhaavelaan 40, Zoetermeer, KvK 93634382, e‑mail: privacy@smileart.nl.


1. Welke gegevens verwerken wij?
Identificatie- en contactgegevens: naam, e‑mail, telefoon, geboortedatum.
Medische/gezondheidsgegevens: gebitsfoto’s, 3D‑scans, medische voorgeschiedenis m.b.t. gebit/kaak, behandelplan, voortgangsdata.
Betaal-/transactiegegevens (indien van toepassing).
Technische gegevens (apparaat/IP, cookie‑ID’s — zie Cookiebeleid).

2. Doeleinden & rechtsgrondslagen
We verwerken jouw gegevens voor:
- Intake/triage, opstellen behandelvoorstel en doorverwijzing naar Aangesloten Praktijk: art. 6(1)(b) AVG + art. 9(2)(h) of (a) AVG.
- Behandeling en nazorg: de praktijk is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; Smile Art kan ondersteunend optreden als verwerker of gezamenlijk verantwoordelijke.
- Klantenservice en communicatie: art. 6(1)(b)/(f) AVG.
- Facturatie/financiering: art. 6(1)(b)/(c) AVG.
- Marketing : art. 6(1)(a) of 6(1)(f) AVG.
- Wettelijke verplichtingen: art. 6(1)(c) AVG.

3. Met wie delen wij jouw gegevens?
- Aangesloten Praktijken.
- Financierings-/betaaldienstverleners (indien van toepassing).
- Autoriteiten waar wettelijk vereist.
NB: Waar Smile Art en een Praktijk gezamenlijk doelen/middelen bepalen, sluiten we een art. 26‑regeling.

4. Doorgifte buiten de EER
Als (sub)verwerkers of groepspartijen buiten de EER betrokken zijn, beschermen wij de doorgifte met EU Standard Contractual Clauses (SCC’s).

5. Bewaartermijnen
- Intake-/triagedata bij Smile Art: maximaal 2 maanden na intake.
- Behandelgegevens: 1 jaar na einde behandeling.
- Medisch dossier bij Aangesloten Praktijk: in beginsel 20 jaar (WGBO).

6. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen (toegangsbeheer, versleuteling, logging, dataminimalisatie).

7. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, plus het recht toestemming in te trekken. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via klachten@smileart.nl.

8. Minderjarigen
Voor minderjarigen gelden aanvullende toestemmings‑/vertegenwoordigingsregels via de Aangesloten Praktijk. Onze diensten richten zich op 18+.

9. Cookies & tracking
We gebruiken noodzakelijke cookies en—alleen met toestemming—analytische/marketingcookies. Zie het Cookiebeleid.

10. Automatische besluitvorming/profilering
Geen besluiten met rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

11. Wijzigingen
We werken deze verklaring periodiek bij; de ingangsdatum staat hieronder.

Versie: 27 okt 2025, Smile Art B.V.

Toestemmingsklauze voor intake & datadoorgifte
“Ik geef uitdrukkelijke toestemming aan Smile Art om mijn gezondheidsgegevens (o.a. gebitsfoto’s/3D‑scans, relevante medische informatie en behandelvoorkeuren) te verwerken met het oog op intake/triage en deze te delen met Smile Art partnerpraktijkenvoor (pre)diagnostiek en behandeling. Ik begrijp dat ik mijn toestemming op elk moment kan intrekken, zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.”

‍